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Gestión y custodia de archivos
Nuestros contenedores
Los documentos se introducen en contenedores estandarizados, especialmente diseñados, con bajo poder de absorción de agua y una gran resistencia a la compresión y al deterioro.
Previo al traslado a nuestros Centros de Documentación, la documentación es introducida en nuestros contenedores normalizados y registrada mediante etiquetas de códigos de barras.
Trasvase y registro
Todos los documentos de un contenedor pertenecen a un mismo nivel del Organigrama de su empresa, así como a una misma Serie Documental.
El registro se puede realizar a varios niveles dependiendo del grado de identificación que se desee y son de orden jerárquico: (contenedor, archivador y expediente), de esta manera podremos acceder a los documentos atendiendo a criterios generales o específicos.
Estas tareas pueden ser realizadas por su propio personal o por nuestros técnicos.
Transporte
Los contenedores se disponen para su traslado a nuestros Centros de Documentación, bien mediante nuestros propios servicios de transporte o los propios de su Organización.
Inventario
El servicio contempla diferentes niveles de indexación en cada contenedor “carpeta registrada” y “documentos registrados”, de esta manera gestionamos el acceso a los documentos atendiendo a la definición previa de criterios, según diseño establecido por el cliente.
Control de entrada de archivos
Una vez llegan los contenedores al Área de Recepción de los Centros de Documentación, nuestro personal verifica la entrada de su documentación.
La etiqueta de código de barras es la única identificación que mostrarán los contenedores durante el tiempo que permanezcan en nuestras instalaciones.
Una vez se ha efectuado la entrada de datos, el cliente recibirá un inventario.
Proceso de petición de las consultas
Desde el mismo momento en el que sus documentos salen de sus oficinas, usted puede consultar sus fondos documentales; solo tendrá que contactar con nuestro Centro de Atención al Cliente, que dispondrá de la base de datos de sus fondos, especificando el numero de identificación del contenedor donde se encuentra la información que usted precisa consultar.
La petición de consulta que usted desee, la realizara cumplimentando el formulario de “Orden de Petición de Servicio” que podrá enviar a nuestro Centro de Documentación por fax, correo electrónico, o de forma ON-LINE mediante nuestra página Web (www.gadsa.es).
Nuestros Centros de Documentación ponen a su disposición varias salas perfectamente acondicionadas, dotadas de teléfono, fax, fotocopiadora y ordenador para la realización de consultas.
Entrega y plazo de las consultas
La entrega de documentación (contenedor, archivador, documento) se realizará en un plazo máximo de 24 h. También dispone de un servicio de urgencia con entrega en 4 h hábiles desde su solicitud y dentro del área de influencia del Centro de Documentación correspondiente.
La consulta puede ser entregada en sus instalaciones con transporte propio o con el nuestro, en el Centro de Documentación o enviadas por fax o e-mail.
Expurgo con destrucción certificada
Con la contratación de nuestro servicio de expurgo, su Organización conservará la documentación solamente el tiempo que considere necesario. Nuestro sistema informático le avisara anualmente de la documentación que ya ha perdido su vigencia según la norma establecida y que, por lo tanto, es posible destruir. En ese momento, usted podrá prorrogar su permanencia en el archivo o autorizar su destrucción.
Una vez recibida su autorización, por escrito, la documentación será destruida, pudiendo asistir cualquier representante de su Organización a su destrucción o solicitar un certificado de la misma.